Sisga Edutech Red

Visita de inspección y vigilancia: qué reportes tener listos antes de que se los pidan

Ilustración sobre la visita de inspección y vigilancia: un maletín sobre un escritorio, un archivador con los cajones cerrados y, al lado, una carpeta abierta con los reportes ordenados y un reloj

Un funcionario de la secretaría de educación llega a media mañana, saluda con cortesía y pide los reportes de deserción del colegio. En una rectoría la respuesta es “¿le sirve el lunes?”: hay que abrir el archivador, reunir hojas sueltas y preguntarle a tres personas. En otra, los reportes están sobre la mesa antes de que él termine de sentarse.

La visita de inspección y vigilancia no mide cuánto sabe buscar el colegio: mide lo que puede mostrar ese día. Y esa diferencia se decide antes de la visita, no durante. La matrícula reportada, el formulario del DANE, los retiros y traslados del año, las actas y los documentos del proyecto educativo tienen que estar a la mano el día que los piden. El cierre del año escolar es el mejor momento para ponerlos en orden.

Qué es la visita de inspección y vigilancia y quién la hace

La Ley 115 de 1994 le da al Estado la suprema inspección y vigilancia de la educación (artículo 168) y permite que gobernadores y alcaldes la ejerzan a través de sus secretarías de educación (artículo 171). La Ley 715 de 2001 lo confirma: los departamentos y los distritos y municipios certificados la ejercen en su jurisdicción.

Esa función cubre a los colegios del Estado y también a los fundados por particulares. El detalle está en el Decreto 1075 de 2015, el decreto único del sector, en su título sobre inspección y vigilancia, que el Decreto 998 de 2025 actualizó en parte. Cada secretaría, además, expide su propio reglamento territorial con los medios y procedimientos que usa (artículo 2.3.7.2.4).

Qué revisa la secretaría durante la visita

El decreto dice que la inspección abarca la pedagogía, la administración, la infraestructura, la financiación y la dirección del colegio (artículo 2.3.7.1.4). Y nombra las herramientas: visitas periódicas, entrevistas con la comunidad educativa, reuniones técnicas con docentes y directivos, demostraciones y la revisión de registros y documentos del proyecto educativo institucional o exigidos por las normas vigentes (artículo 2.3.7.3.3).

Dos detalles que conviene tener presentes:

  • La secretaría debe evaluar al menos una vez al año el proyecto educativo institucional (PEI) de todos los colegios de su jurisdicción (artículo 2.3.7.3.2).
  • La visita puede ser de oficio o a solicitud de una autoridad, del propio colegio o de la comunidad educativa. Una queja de una familia también puede abrir la puerta.

Lo que conviene tener a la mano

La norma nacional no trae una lista cerrada de documentos: cada reglamento territorial la precisa. Pero hay piezas que cualquier visita puede pedir, porque la ley las exige:

  • Licencia de funcionamiento o reconocimiento oficial. Es un requisito de todo establecimiento educativo (Ley 115, artículo 138).
  • El PEI adoptado y sus ajustes. No adoptarlo, o adoptarlo de forma irregular, puede llevar directo a la suspensión de la licencia (artículo 2.3.7.4.5).
  • El manual de convivencia vigente (Ley 115, artículo 87).
  • El sistema institucional de evaluación (SIEE), con la periodicidad y la estructura de los informes a las familias (Decreto 1290 de 2009, artículo 4).
  • Las actas del gobierno escolar. Impedir que se constituya u obstaculizar su funcionamiento es otra de las conductas que pueden llevar a la suspensión.
  • El reporte de matrícula en el SIMAT. Los colegios privados están obligados a hacerlo; en calendario A va de la primera semana de diciembre a la cuarta de febrero (Resolución 7797 de 2015, artículo 33).
  • El formulario C-600 del DANE. La Educación Formal (EDUC) es un censo anual dirigido a las sedes oficiales y no oficiales; el DANE asigna un turno a cada sede y permite descargar el PDF del formulario ya diligenciado.
  • La resolución de clasificación y tarifas que la secretaría expidió para el colegio en el año.
  • Los registros de asistencia, retiros y traslados. El objeto de la inspección incluye velar por el acceso y la permanencia de los estudiantes (artículo 2.3.7.1.3).

Sobre la deserción, una precisión. La Resolución 7797 de 2015 pone el SIMPADE, el sistema del Ministerio para identificar a los estudiantes en riesgo de deserción, a cargo de los colegios oficiales (artículos 6 y 7). Si su colegio es privado, esa resolución no le asigna el SIMPADE. La permanencia, en cambio, sí es parte de lo que se inspecciona, y saber quién se fue, cuándo y por qué es la mejor respuesta a esa pregunta.

Por qué “para el lunes” no es la mejor respuesta

La visita no es, ante todo, una sanción. El decreto ordena usar sus resultados para asesorar al colegio y fijar plazos para superar lo que se encuentre (artículo 2.3.7.3.4), y exige agotar el apoyo y la asesoría antes de abrir cualquier proceso sancionatorio (artículo 2.3.7.4.8).

El riesgo de pedir tiempo está en otro lado. Un reporte armado de afán, con datos de varias planillas, es el que más fácil sale con errores. Y suministrar información falsa a la autoridad educativa está entre las conductas que pueden llevar directo a la suspensión de la licencia (artículo 2.3.7.4.5). La escala ordinaria empieza por la amonestación pública y llega, si la falta se repite, hasta la cancelación (artículo 2.3.7.4.1).

Cinco preguntas para el cierre del año escolar

Antes de cerrar el año, un rector o una coordinadora puede hacerse estas preguntas. Si la respuesta a alguna es “tendría que buscarlo”, ahí está el trabajo de diciembre:

  1. ¿Puedo mostrar hoy cuántos estudiantes se retiraron este año, cuándo y por qué?
  2. ¿El número de matriculados que tengo coincide con el que reporté?
  3. ¿Dónde está el PDF del último C-600 de cada sede?
  4. ¿El PEI, el manual de convivencia y el SIEE que tengo a la mano son las versiones vigentes y aprobadas?
  5. ¿Quién del equipo sabe dónde está cada documento si yo no estoy?

Cómo SISGA acompaña la preparación de la visita

Tener los reportes a la mano no depende de trabajar más la semana de la visita, sino de que la información del año ya esté en un mismo lugar. La plataforma lleva ese registro mientras el año transcurre.

  • Informes oficiales listos: el formulario C-600 del DANE, el SIMPADE para el sector oficial, el registro escolar de valoración, las actas de grado y las estadísticas de eficiencia interna, sin armarlos a mano.
  • Asistencia y permanencia en el mismo registro: las faltas, las excusas y los avisos a las familias quedan guardados, con quién fue informado y cuándo.
  • Trazabilidad de las notas: queda constancia de quién cambió una calificación y cuándo, que es lo que sostiene el debido proceso.
  • La información es del colegio: la institución descarga sus propias copias de seguridad y tiene su historial disponible cuando se lo piden.

La preparación de la visita y la veracidad de lo que se reporta siguen siendo responsabilidad del colegio. La plataforma le ayuda a tener la información a tiempo. Sección basada en el uso de la plataforma SISGA.

Le puede interesar

Fuentes consultadas