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Cómo coordinar una red de colegios sin pedirle un Excel a cada rector

Ilustración sobre una red de colegios: varios edificios escolares conectados a un tablero central con indicadores de conjunto

Es lunes y el consejo de la red se reúne el jueves. Alguien necesita saber cuántos estudiantes se fueron este año y en qué colegios. Sale un correo a doce rectores con una plantilla de Excel. Llegan ocho respuestas, tres con columnas cambiadas, una con datos del año pasado. El jueves se decide con lo que hay. Así se coordina hoy buena parte de las redes de colegios del país, y no es por falta de voluntad: es que una red de colegios necesita una vista de conjunto, y una planilla por correo no lo es.

Por qué la planilla por correo falla

El problema no es el Excel. Es lo que pasa en el camino:

  • Llega tarde. Cada rector la llena cuando puede, entre mil urgencias. La información llega cuando la decisión ya pasó.
  • Llega distinta. Cada colegio cuenta a su manera: uno incluye a los retirados en noviembre, otro no. Sumar esos números da un total que nadie puede defender.
  • Cuesta a quien menos tiempo tiene. Cada solicitud de la red le quita horas a la secretaría académica de cada colegio.
  • Se queda vieja. La foto de marzo ya no sirve en agosto, y nadie quiere pedirla otra vez.

La Ley 1581 de 2012, de protección de datos personales, pide que la información que se trata sea “veraz, completa, exacta, actualizada” y prohíbe tratar datos parciales que induzcan a error (artículo 4, literal d). Una planilla armada a mano y reenviada por correo difícilmente cumple ese estándar.

Qué indicadores debería ver quien coordina una red de colegios

No se trata de verlo todo. Se trata de ver lo que permite decidir a nivel de red. Cinco preguntas bastan para empezar:

  1. Matrícula: cuántos estudiantes tiene cada colegio, por grado, y cómo se compara con el año anterior.
  2. Permanencia: cuántos se retiraron, en qué momento del año y desde qué grados. Un retiro concentrado en un grado de un colegio es una señal que vale la pena mirar.
  3. Asistencia: qué colegios o grados tienen ausencias que crecen. La inasistencia suele anunciar el retiro semanas antes.
  4. Rendimiento comparable: qué proporción de estudiantes está en desempeño bajo, por área y por grado.
  5. Cupos: dónde quedan cupos libres y dónde hay lista de espera, sobre todo antes de abrir la matrícula del año siguiente.

Comparar con justicia: la escala nacional

Aquí hay una trampa frecuente. Cada colegio define su escala de valoración: uno califica de 1 a 5, otro de 1 a 10, otro con letras. Promediar esos números entre colegios no tiene sentido.

La norma ya resolvió el problema. El Decreto 1290 de 2009, en su artículo 5, dice que cada colegio adopta su escala, pero que “cada escala deberá expresar su equivalencia con la escala de valoración nacional”: desempeño Superior, Alto, Básico y Bajo. Esa equivalencia existe para facilitar el paso de estudiantes entre colegios. Y sirve también a la red: llevar todos los resultados a esas cuatro categorías permite comparar colegios sin castigar al que califica más duro.

Con qué frecuencia mirar cada cosa

No todos los indicadores cambian al mismo ritmo:

  • Cada semana: asistencia. Es el dato que más rápido avisa.
  • Cada mes: retiros y traslados. Permiten actuar antes del cierre del año.
  • Cada periodo académico: rendimiento en la escala nacional.
  • Dos veces al año: matrícula y cupos, al inicio del año y antes de abrir la matrícula del siguiente.

Una red que mira la asistencia cada semana y la matrícula una vez al año ya está mejor informada que una que lo pide todo, a todos, cada vez que hay reunión.

Cada colegio con lo suyo, y la red con la vista de conjunto

Coordinar no es centralizar. Cada colegio tiene su rector, su proyecto educativo, sus tarifas y sus familias. La red necesita ver el conjunto, pero no necesita, ni debe, ver todo de todos.

Tres pautas ayudan a cuidar ese equilibrio:

  • Defina para qué mira la red cada dato. La ley exige que todo tratamiento de datos tenga una finalidad legítima e informada (artículo 4, literal b). “Saber dónde se pierden estudiantes” es una finalidad clara; “tener todo por si acaso” no lo es.
  • Cifras de conjunto, no casos individuales. Para decidir a nivel de red bastan totales y proporciones. La información económica, en especial, se mira en agregado, nunca la de una familia en particular.
  • Acceso por niveles. Quien coordina toda la red ve el consolidado; quien coordina una zona ve solo sus colegios; cada rector ve el suyo. La Ley 1581 pide que el acceso a los datos personales se limite a las personas autorizadas (literal f), y recuerda que los derechos de niñas, niños y adolescentes son prevalentes (artículo 7).

Cómo SISGA acompaña la coordinación de una red de colegios

Lo que propone este artículo exige que la información de los colegios se pueda reunir sin volver a pedirla. La plataforma lo hace posible sin quitarle a cada institución el control de lo suyo.

  • Información consolidada de varios colegios: la entidad que agrupa instituciones cuenta con una vista de conjunto, alimentada por lo que cada colegio ya registra en su día a día, sin planillas por correo.
  • Cada colegio conserva su información: cada institución tiene su propia base de datos, separada de la de cualquier otra, y puede descargar sus copias de seguridad cuando lo necesite.
  • Respaldo diario: la información se respalda varias veces al día.
  • Trazabilidad: queda registro de quién hizo qué proceso y cuándo, útil para responder ante cualquier revisión.

Qué indicadores mira la red, con qué finalidad y quién accede a cada nivel lo define la propia red con sus colegios. La plataforma le facilita tener la información a tiempo. Sección basada en el uso de la plataforma SISGA.

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Fuentes consultadas