Una niña de tercero es alérgica al maní. Lo sabe su mamá, lo sabe la enfermera y tal vez lo sabe la directora de grupo. ¿Lo sabe el profesor que la acompaña en la salida pedagógica? La ficha de salud escolar existe para eso: para que, cuando algo pase, el colegio actúe con la información correcta. Pero esa misma ficha guarda los datos más delicados que tiene la institución, y la ley les da un trato especial.
Por qué los datos de salud no son un dato más
La Ley 1581 de 2012, la ley de protección de datos personales, llama datos sensibles a los que afectan la intimidad de una persona o cuyo mal uso puede llevar a discriminarla. Entre ellos menciona de forma expresa “los datos relativos a la salud” (artículo 5).
La regla para estos datos es la contraria a la de los demás: su tratamiento está prohibido, salvo unas excepciones precisas (artículo 6). La que usa un colegio es la autorización explícita. Hay otra que importa en una emergencia: cuando hace falta para proteger la vida de la persona y ella no puede dar su consentimiento.
A eso se suma que la ficha es de un menor de edad. El artículo 7 de la misma ley obliga a respetar los derechos prevalentes de niñas, niños y adolescentes. Además, les encarga a las entidades educativas informar a los padres sobre los riesgos de un mal uso de esos datos.
Quién autoriza y qué hay que decirle
El Decreto 1377 de 2013 baja la ley a la práctica. Para la ficha de salud, tres reglas importan:
- La autorización la da el representante legal del estudiante, es decir, el padre, la madre o el acudiente con esa calidad. Antes, se escucha al estudiante, y su opinión se valora según su edad y madurez (artículo 12).
- Hay que decir qué datos son sensibles y para qué se piden. La autorización debe ser expresa y previa. La familia debe saber que no está obligada a autorizar el tratamiento de datos sensibles (artículo 6).
- “Ninguna actividad podrá condicionarse” a que se entreguen datos sensibles (artículo 6). En la práctica, el colegio no puede negar la matrícula a una familia que prefiere no diligenciar la ficha. Lo que sí puede hacer es explicarle por qué la información ayuda a cuidar a su hijo.
Una autorización general de datos en el contrato de matrícula no basta si no menciona la salud. El formulario de la ficha debería traer su propio texto: qué se pregunta, para qué, quién lo verá y que responder es voluntario.
Qué pedir en la ficha de salud escolar, y qué no
El criterio es el de la necesidad: se pide lo que el colegio necesita para cuidar al estudiante durante la jornada, y nada más.
Lo que suele ser necesario:
- Alergias, en especial a medicamentos, alimentos y picaduras, con la reacción que producen.
- Condiciones que pueden requerir atención en el colegio, como asma, diabetes o epilepsia, y qué hacer si se presentan.
- Medicamentos de uso regular y si alguno debe tomarse en horario escolar.
- Dos contactos de emergencia con su parentesco y su teléfono, y la EPS del estudiante.
- Autorización por escrito para que la enfermería administre o no un medicamento.
Lo que conviene no pedir: diagnósticos completos, historias clínicas, resultados de exámenes o información de salud mental que el colegio no va a usar para atender al estudiante. Cada dato de más es un dato más que proteger. La información psicológica tiene su propio cauce en orientación escolar, con reglas de reserva aún más estrictas.
Revise la ficha cada año, al renovar la matrícula. Una alergia nueva o un cambio de teléfono pueden importar más que todo lo demás.
Quién debe poder ver la ficha
Aquí es donde más colegios fallan sin darse cuenta. La ficha en papel queda en un archivador de secretaría que abre cualquiera. La de hoja de cálculo se reenvía por correo “para que la tengan los profesores”.
Una regla sencilla: cada persona ve lo que necesita para cuidar al estudiante.
- Enfermería consulta la ficha completa, porque es quien atiende.
- El director de grupo y quien acompaña una salida necesitan saber lo esencial, como una alergia grave o qué hacer en una crisis. No necesitan el resto de la ficha.
- El resto del personal no tiene por qué consultarla.
Cuando el estudiante pasa por enfermería, cada atención debe quedar registrada: fecha, hora, motivo, quién atendió y qué se hizo. Ese registro protege al estudiante y le da al colegio la evidencia de que actuó con cuidado si una familia pregunta después.
Cómo SISGA acompaña la ficha de salud escolar
La información de salud nace en la matrícula y se usa durante todo el año. La plataforma la conecta con ese recorrido para que no viva en papeles sueltos.
- La familia diligencia la ficha de salud al reservar el cupo: alergias, enfermedades, medicamentos de uso regular y dos contactos responsables. El colegio no vuelve a pedirla en papel.
- La autorización para administrar medicamentos queda escrita en la ficha de cada estudiante, y no depende de una llamada o de la memoria de alguien.
- Cada atención de enfermería queda registrada con fecha, hora, motivo, quién atendió y el tratamiento. También queda constancia de quién creó o modificó cada registro.
- El registro de vacunas de cada estudiante queda en el mismo lugar que el resto de su información.
La protección de los datos de salud es una obligación del colegio. La plataforma le da el lugar para registrarlos de forma ordenada, pero las autorizaciones, el aviso de privacidad y los criterios de acceso los define la institución. Sección basada en el uso de la plataforma SISGA.
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Fuentes consultadas
- Ley 1581 de 2012, artículos 5, 6 y 7 (Gestor Normativo, Función Pública) — consultada 2026-09-30.
- Decreto 1377 de 2013, artículos 6 y 12 (Gestor Normativo, Función Pública) — consultada 2026-09-30.